Membuat surat massal (Mail Merge) MS.Word

Sebenarnya apaan sih mail merge itu? mail merge adalah fasilitas yang disediakan oleh Microsoft Word untuk membuat surat masal. Misalnya kayak gini. Kamu mau reunian sama teman seangkatan, trus kamu mau mencetak undangan lengkap dengan namanya satu persatu. Lha yo pasti capek to ya...nek temenmu ada 500-an orang, udah gitu kamu juga harus ngepasin dulu alamatnya satu persatu, ngecek lagi nomor telefonnya satu-satu, bisa sampe ubanan kali...hehehe..

Nah, kalau kamu pake mail merge, kamu tinggal bikin satu surat masternya, kemudian siapkan datanya, siapkan printer, trus enter...udah deh...tinggal tidur, bangun-bangun udah jadi.

Oke..lanjut....

#1

Bikin dulu surat misalnya seperti ini: 
___________________________________________________________________________________

PANITIA REUNI AKBAR

SMA NEGERI 1 JAKENAN

ANGKATAN 2010

___________________________________________________________________________________

                                                                                                  Jakenan, 30 Maret 2013

Kepada Yth: …..................
               di …...................
 
Assalamualaikum wr.wb.
Setelah sekian lama kita terpisah mencari jati diri masing-masing, jadi teringat masa-masa SMA silam. Banyak cerita, banyak kenakalan, dan banyak kenangan disana. Oleh karenanya, kami selaku Panitia Reuni Akbar SMA Negeri 1 Jakenan Angkatan 2010 akan menyelenggarakan reuni pada :
Hari                : Ahad
Tanggal           : 7 April 2013
Tempat           : Aula Gedung Serba Guna SMAN 1 Jakenan
Acara             : Temu kangen dan pembentukan kepengurusan Ikatan Alumni
Hiburan          : OVeJe
Kontribusi      : Rp100.000.00 Transfer via Rek. Jak Bank No. 987654432

Sekian undangan ini kami sampaikan. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Ketua Panitia


Andre Taudiri

________________________________________________________________________________________

#2

buat latihan Kita siapin dulu data beberapa teman yang mau diundang. Misalnya

1. Sule Sutisna di Bandung
2. Edi Supono  di Jakarta
3. Nunung        di Solo
4. Desta           di Bandung
5. Aziz              di Jakarta

Nama-nama ini akan kita setting untuk mengisi titik-titik seperti pada surat diatas.

Kepada Yth:
                di

#3

 Masuk ke menu Mailing pada Ms. Word 2010 lalu pilih Start Mail Merge

Keterangan:

Letter untuk membuat surat masal
E-mail Messages untuk membuat surat elektronik masal
Envelope untuk membuat amplop
Label untuk membuat label alamat
Direktory untuk membuat direktori






#4
Kali ini kita pilih Surat masal. maka pilih (klik) Letter. Selanjutnya kita pilih Type New List. Mengapa memilih ini?

Memilih Type New List adalah untuk membuat surat masal dengan menggunakan bantuan Visual Basic. Cara lain bisa menggunakan kombinasi Ms. Word dan Excel tetapi ngekliknya bukan di Type New List tetapi di Use Existing List.

Pilih saja kali ini Type New List

#5
Tampilan inilah yang muncul. Kamu isi saja Title, First Name, Last Name, Company Name...dst. Apa harus diisi semua? Enggak lah...isi saja yang kamu anggap perlu diisi.

Lakukan editing seperlunya. Masuk ke Customize Column. klik dan akan muncul seperti ini

Disitu kamu bisa melakukan editing sederhana.

Add untuk menambah data Field personal baru
Delete untuk menghapus data Field
Rename untuk mengganti nama Field

saya delete banyak field saya sisakan 2 dan saya rename jadi nama dan alamat

#6
Isi manual formulir  New Addres List. Untuk menambah nama baru klik New Entry dan untuk menghapus pilih Delete Entry

isi manual dan jika sudah klik OK

 Otomatis akan muncul tampilan berikut

Kasih nama dan simpan di drive yang anda ingin

 
Oke. Data kita sudah tersimpan. Ingat! data yang kita bikin hanya sampel saja. Kalau kalian ada 500 ya diketik semua ya......hehehe
#7
Selanjutnya klik lokasi yang akan kita kasih data nama dan alamat pada surat yang tadi sudah kita buat. 
Klik Insert Merge Field... disitu ada data Field yang sudah kita buat tadi. 

 

Letakkan kursor pada lokasi kosong setelah Kepada Yth:    klik Insert, Merge Field yang Nama

Letakkan kursor pada lokasi kosong di dengan Alamat

Hasilnya seperti ini

Perhatikan! biarkan tambahan kode yang muncul di sekitar Nama dan Alamat tetap seperti itu. Jangan dihapus. Klik Preview Result untuk melihat hasilnya.

Wuih...iso ngono kok....jos ah..hehehe

Setelah kamu preview akan muncul semua nama yang kamu telah buat mail merge nya... klik tanda next (segitiga biru samping kanan dan kiri) untuk melihat hasil yang lain. gimana? Beres to? 

#8

Kalau mau mencetak, tinggal klik Finish and Merge lalu muncul kotak pilihan print document

Sudah deh...tinggal pilih mau ngeprint yang mana?

All untuk mencetak semua dokumen

Current record untuk mencetak halaman yang sedang dibuka

From.... To....... untuk mencetak rentang halaman tertentu....

Tinggal Maen sebentar.....asal printermu sehat wal afiat.....semua kerjaan ngepaske surat sudah beres tanpa ngrepotin....